Standart Operasional Prosedur

• Pengertian SOP

   SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan).

• Tujuan Pembuatan SOP

1.  Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

• Fungsi/Manfaat SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

• Keuntungan menggunakan SOP

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

• Bentuk SOP
• 
  
• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)
• 
  
• 
  
• Prosedur dan Langkah SOP
• 
  
• Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
• Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
• Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak 
• 
  
• Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti 
• 
  
• 
  
• Simbol - Simbol Diagram Alir

• Teknik Menyusun SOP

1. Menentukan tujuan yang ingin di capai
2. Membuat rancangan awal
3. Melakukan evaluasi internal
4. Melakukan evaluasi eksternal 
5. Melakukan uji coba
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat 

• Basic Flowchart

• Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan.  Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

• Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP
• 
  
• Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi,  jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.

• Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional;  Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.

• Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;  dan tekanan Manajerial.

• Hambatan Personal, misal  tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi
• 
  
• Implementasi SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

• Review SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau  kurang,  setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak  diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

• Kesuksesan Penerapan SOP

Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :

1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing,  memberikan pengarahan dan instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP  sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP.  SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.

D.Referensi

  Referensi : https://ellerenc.wordpress.com/2014/05/15/standard-operating-procedures-sop/

Referensi 2 : eBook BLC Telkom Klaten

E.Kesimpulan

  Jadi, SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi/industri yang harus di terapkan. Semoga bermanfaat.